Organizar las mesas puede ser un juego, tan divertido como estresante, pero igualmente entretenido. Sin embargo, debes tener en cuenta el sentido común y configurar la marcación de las mesas, en el que los invitados puedan disfrutar plácidamente de la celebración. Para ello, sigue estos cinco pasos y elabora un mapa de mesas perfecto.
- Establecer un modus operandi: qué materiales necesitas
- Trabajar con número de invitados aproximado
- Organizar a los invitados por colores
- Reestructurar en caso de imprevistos
- Personalizar las mesas en función de tus gustos
1. Establecer un modus operandi: qué materiales necesitas
Como ya hemos dicho, la organización de las mesas es un juego y, como tal, merece los instrumentos propios de una actividad de estas características. Así que prepara papeles, cartulinas, tijeras, post-it, resaltadores, bolígrafos, rotuladores y empieza a organizar.
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Antes de nada, debes tener cerrado el lugar de celebración para conocer las dimensiones del espacio y las posibles mesas para empezar con la marcación. Cuando sepas todo esto, hay que activar el modo trabajo y, con papel y lápiz, hacer un bosquejo del espacio, dibujando las mesas y la ubicación de las mismas.
Seguidamente, escribe el nombre de tus invitados en una lista y, uno a uno, vuelve a escribirlos en los diferentes post-it que hayas comprado, divididos por colores (este apartado ampliado más adelante). Una vez aparezcan en los post-it, marca con un resaltador el mismo nombre para eliminarlo y pasar con el siguiente. Recorta trozos de post-it y tenlos preparados.
2. Trabajar con un número de invitados aproximado
Es importante tener una lista casi definitiva de los invitados, por no decir completamente definitiva. Solo así podrás hacerte una idea de cómo empezar a organizar las mesas, con pocos números arriba o abajo sobre el total. Y, aunque suene un poco duro, también debes manejar la lista de suplentes en caso de que haya cambios de última hora.
En este sentido, infórmate de cuál es el tipo de las mesas y de cuántas personas caben o pueden caber en las mismas. También del aforo, como hemos explicado anteriormente, no solo para el dibujo previo, sino para saber qué división de los invitados hacer. No te puedes perder estas fabulosas ideas de marcación de mesas: inspiración para nombrar a tus invitados.
3. Organizar a los invitados por colores
Tus invitados deben organizarse en varias mesas y, para empezar la distribución, lo más práctico es dividir a todos ellos en colores, normalmente relacionados con un grupo: personas mayores, primos, amigos de la universidad. Con esta división, solo hay que coger el post it de cada color y colocarlo en la misma mesa. Aunque también puedes utilizar los colores para grupos determinados y, después, combinarlos. ¡Depende de ti y tu novio!
Mesa principal: en primer lugar, identifica y ubica a las personas que se sentarán en la mesa principal, es decir, los padres y los padrinos de tu gran día, todos ellos identificados con el mismo color. Si tienes suerte, esa mesa podrá ser redonda y todos los comensales estarán al mismo nivel, compartiendo la conversación e intercambiando opiniones con otros, en lugar de quedarse a un lado.
Mayores: seguidamente, céntrate en grupos de personas que suelan compartir parentesco familiar. Los abuelos y los tíos abuelos reciben su propio color, así como algunos tíos de más edad que puedan incorporarse en este grupo de personas. Después, los tíos que comparten edad o que se llevan, como mucho, diez años, serán asignados con un nuevo color. Aquí entra también algún primo de los padres con el que tengan mucha relación y con una edad similar.
Primos y primas: ubica a los primos que no sean niños, identificándolos con el mismo color. En la mesa resultante, habrá primos sueltos y otros muchos con parejas, pero todos caben en el mismo espacio. También hay una mesa de niños, donde estarán los miembros más pequeños de la familia (hijos de hermanos, tíos, primos…) y de amigos. ¿Qué hacer si invitaste niños a la boda?
Amigos y amigas: seguidamente, enfócate en los amigos de ambos. En algunos casos, estos comparten mesa con los primos si estos últimos no son muy numerosos, pero normalmente suelen estar divididos por grupos: los amigos de la universidad, del trabajo, de la infancia. Debes asignarles su color y colocarlos en sus mesas correspondientes.
Mesa variada: finalmente, siempre habrá un color destinado a personas de la boda que no pertenecen a un grupo concreto, normalmente amigos de tus padres, un conocido, ese profesor especial. Lo aconsejable es que estas personas tengan su propia mesa. Esta es solo una guía de cómo se podría actuar, pero cada familia tiene sus propias formas para organizarse y quizá haya mezcla de personas que sólo se entiendan en ciertos casos.
4. Reestructurar en caso de imprevistos
Siempre hay cambios de última hora debido a las cancelaciones o confirmaciones a la boda, de último momento y justo cuando todo está dispuesto. Ante esa situación, existen dos opciones.
Cancelaciones: en este caso, deberás recurrir a la lista de suplentes y proceder a un segundo envío de invitaciones para sustituir a esas personas. Aunque parezca desagradable, esta práctica permite tener en mente a personas que siempre quisiste invitar, pero que no pudiste por falta de espacio o presupuesto. Tenlos en mente y ubícalos en el grupo con el que concuerde mejor.
Adaptación de mesas: la segunda consiste en adaptar las mesas a la nueva situación, quitando o poniendo personas, y hablando con el lugar de celebración para dejar todo listo en el momento del menú. Procura conseguir un lugar con flexibilidad para esos cambios de última hora.
5. Personalizar las mesas en función de tus gustos
Otro de los momentos más divertidos tiene que ver con la personalización de las mesas, siempre y cuando elijas esta opción. Algunas parejas se lanzan a la aventura de tematizar su boda, o, al menos, las mesas de sus invitados, atendiendo a sus gustos, pasiones y hobbies.
Así, podemos encontrar una marcación muy original, que se refleja desde la llegada al recinto con el mapa del salón. En él, las mesas se identificarían con nombres especiales, como películas, grupos de música, nombres de discos, libros, celebrities, artistas, conceptos, sentimientos. Además, cada una de las mesas quedará acompañada de un motivo decorativo que haga referencia al nombre de la mesa.
Este distintivo especial no sólo es una nomenclatura para identificar, sino que va más allá y suele decorar la mesa en cuestión con referencias a esa temática. Con el cine y la música como ejemplos, los menús con fotografías de la película o de la portada del disco suelen ser habituales, así como elementos de merchandising o detalles hechos a mano. Te interesará saber cómo organizar una boda en 12 meses: la guía definitiva.
Como una opción para deslumbrar a tus invitados y que está muy de moda: entrega un detalle significativo o un recordatorio especial a los invitados a tu boda, de tu gran día y con el cual, cada uno de ellos se llevará un trozo de tu felicidad.
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