Actualmente, y con la vida acelerada de las parejas de hoy día, enfocadas en el trabajo y cientos de actividades más, hay un personaje que se está convirtiendo en ese aliado indispensable si en materia de organización de bodas hablamos. Si, el wedding planner. Se trata de esa persona experta que te ayudará a organizar cada detalle en tu boda, y que al final todo se resuma en felicidad, diversión y celebración perfecta. Por ello, en Zankyou te damos estos 5 pasos para saber cómo elegir el organizador de boda perfecto.
Hablamos también con profesionales en el campo de la planificación de bodas, para que nos ayudarán a reforzar esos puntos ‘clave’ a la hora de elegir al o la encargada de realizar la boda perfecta.
1. Buscar y barajar nombres de wedding planners
La búsqueda del wedding planner perfecto para tu gran día debe tomarse su tiempo y por ello con anticipación deberás ir estudiando sus perfiles. La recomendación es que focalices toda tu atención a la hora de decidir el organizador. O también puedes consultar los tips de una wedding planner para la organización de tu boda.
Un wedding planner debe diseñar, organizar o coordinar todo lo relacionado con la boda. Por ende debe también garantizar el éxito del mismo, nos cuenta la experta Stephanie Escalante
Es importante que la persona seleccionada:
- Valore tus necesidades: ¿Sueñas con una boda en la que se destaque cada detalles previamente pensado?. Tienes que buscar ese estilo personal en el que se reflejen tus gustos, pues se trata de un día único en la vida y hay que tener en cuenta que todo aquello que desees deberá estar presente en cada momento de la celebración. Eso si, ten a la mano siempre el presupuesto, lo ideal es que no hayan desajustes en él.
- Especifique el tipo de servicio: es fundamental que analices con lupa el tipo de servicio que el organizador te ofrece y si encaja o no con las necesidades de tu boda. Te sugerimos que mires con detalle si ofrecen organización integral, es decir del 100 por ciento de la realización de la boda, desde asesoramiento, gestión de proveedores según tus gustos y necesidades (y antojos, ¿por qué no?), pasando por la decoración y personalización de cada rincón, hasta la coordinación del día B.
- Trabaje bajo tu presupuesto: una parte importante del presupuesto para la realización del matrimonio, debe dirigirse al wedding planner. Esta será la persona encargada de materializar todo lo que tienes en mente respecto a tu boda, pero también te aterrizará sobre lo que es viable o no, teniendo como base el presupuesto asignado, tanto para la boda como para cubrir el pago por sus servicios profesionales.
Es fundamental el trabajo sobre un presupuesto base, esa es mi fortaleza; un wedding planner es un ASESOR que debe decirle a sus clientes de acuerdo con sus gustos y necesidades qué puede hacer y cuánto debe invertir antes de iniciar el proceso. Isabel Estrada
Otro consejo es buscar por Internet wedding planners recomendados así como en portales especializados en bodas como Zankyou, donde encontrarás un amplio catálogo de posibilidades. Aquí tienes el listado con los mejores wedding planners de Bogotá.
Para Elizabeth Elles, wedding planner y directora de Eventos con Estilo Elles contar con un wedding planner es clave en la optimización del presupuesto y el tiempo.
“Este o esta profesional se encargará de orientar a los novios en todos los aspectos de la boda, además de toda la logística permitiendo que tanto ellos como sus invitados disfruten. Es el aliado perfecto para organizar la boda de sus sueños.”
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2. Saber su disponibilidad
Luego de la búsqueda, el paso a seguir es organizar un listado con aquellos wedding planners que encajaron con tu estilo y además cuentan con la experiencia necesaria para garantizar el éxito de tu boda. Es necesario organizarse con antelación y contactarlos una vez tengas la fecha de boda definida, para empezar con los preparativos del gran día.
Realiza entrevistas personales: es importante un encuentro personalizado con los posibles candidatos a wedding planner de tu boda, para conocer su portafolio de servicios. Este punto es importante, sobre todo, si te encuentras viviendo en el extranjero o en otra ciudad diferente a la del wedding planner. Para estos casos, funcionarían las videollamadas o contacto vía telefónica.
Exclusividad: si lo tenías claro desde un principio o te has decidido por el que más te ha gustado, debes saber el volumen de trabajo que tiene o si está organizando más bodas, toda vez que lo más importante es que canalice su esfuerzo y profesionalismo en hacer de tu boda, la mejor organizada.
3. Realizar una entrevista personal
En la entrevista personal al organizador seleccionado, podrás saber cómo se organiza contigo y cómo establece una dinámica de trabajo durante todo el proceso. Su metodología y ritmo serán fundamentales en toda esta etapa, que recuerda viene definida por meses de trabajo previo a la boda.
Es la oportunidad de asegurarte de que sea un profesional en la industria y tenga buena experiencia. Pídele que te enseñe trabajos con resultados que ha haya realizado; a partir de ello puedes ir haciendo preguntas de cómo logró ciertas cosas e irte dando cuenta si tiene o no coherencia sus respuestas. Stephanie Escalante Life EVENTS
También es el momento de expresar tus necesidades, deseos y caprichos frente a la boda. A partir de ahora es que empieza la tarea de definir un estilo con base en lo que tú y tu novio desean. Dudas, inquietudes, hazañas que quieras realizar, todo deberás decírselo a tu organizador.
Ten presente que el feeling o conexión con tu wedding planner es fundamental para que todo camine en la forma correcta, puesto que pasarán mucho tiempo con esta persona, además que conocerá todo acerca de ti, tu novio, las familias, los invitados. Es importante esta sinergia para que además pueda hacerle frente a las dificultades que sólo tu wedding planner solucionará.
Hay muchas cosas importantes a la hora de elegir pero es básico si se va a comparar valores, hacer una comparación equitativa, es decir no sólo comparar quien cobra más o menos sino saber qué servicios ofrece cada uno, pues el alcance es muy diferente entre unos y otros. Isabel Estrada
4. Conocer su método de trabajo y presupuesto
Organizar un calendario de trabajo, con tiempos y movimientos, vendría genial para organizar la boda. Se trata de un trabajo muy metódico y creativo al mismo tiempo. Es necesario contar con un timing muy bien establecido por parte del wedding planner para que los novios cumplan en tiempo y forma con todos los “deberes” que su organizador les asigne, como por ejemplo la organización de los invitados, del dossier con propuestas para decoración, visitas a proveedores, etc.
En el punto de los proveedores, es importante que conozcas si tu wedding planner cuenta con un catálogo de proveedores o si guarda relación o vínculos laborales con algunos. Así mismo, si esta persona cobra alguna comisión por ofrecerte servicios de estos proveedores o quizá no trabaje con ninguno y así tenga libertad de elegir contigo, aquel proveedor que mejor encaje. Y aquí fue muy enfática nuestra experta invitada, Stephanie Escalante, frente a un tema delicado, las estafas en las bodas:
Desconfía de quien te diga que trabaja muchos meses por menos de 3 millones. Si haces tus cálculos ni el salario básico mensual lograría ganarse, por lo que su interés podría ser oculto frente a los proveedores con los que dice trabajar. Stephanie Escalante Life EVENTS
Ten presente lo que incluye el presupuesto y algunos extras. Conocer en detalle el presupuesto que el wedding planner nos plantea es, sin duda, lo más importante a la hora de establecer una relación contractual con él. Es necesario tener definido el precio para cada uno de los servicios, y claro contemplar dentro del presupuesto aquellos extras que van resultando a medida que pasan los días como flores, nuevos arreglos, adiciones al catering, etc.
5. Descubrir si es tu wedding planner perfecto
Para descubrirlo, primero debes buscar o pedir recomendaciones de personas que hayan contratado sus servicios. En Internet podrás también encontrar valoraciones y opiniones referente a su trabajo. Haz una check list para verificar si cumple con los requisitos exigidos para que organice tu boda, si sus honorarios entran dentro de tu presupuesto, si es propositivo e innovador frente a tus necesidades y gustos. Deja muy en claro las razones por las que el wedding planner sea lo primero que elijas para ese día.
El wedding planner debe estar en la capacidad de acompañarte desde la búsqueda del lugar, pasando por la definición del concepto, la acomodación de tus invitados y en general, con cada detalle que la boda de tus sueños requiera, que te ofrezcan un servicio completo de organización y asesoría de boda. JLPLanner – Wedding Planner
En 5 pasos puntuales podrás elegir a la persona más idónea para organizar el día más romántico de tu vida. Recuerda que lo importante además de la experiencia y el reconocimiento del wedding planner, la empatía para trabajar juntos y conformar un equipo exitoso, es fundamental para realizar tu boda mágica y no fallar en ningún detalle.
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